Det digitala arkivet är i access och organiserat på fyra databaser; bildbas, föremålsbas, glasplåtsbas och dokumentbas. Att det är i access innebär att de olika datbaserna är sammankopplade. Inläggning i det digitala arkivet förutsätter att man har en digital bild. Bilden kan tas med en digitalkamera eller scannas.

Formulären i databaserna har två/tre flikar (sidor). I flikarna lägger man in bilden och all tillgänglig information om objektet. Formuläret sparas automatiskt och kan ändras eller kompletteras efter hand. Systemet är lättare att förstå om man studerar bilderna.

En utskriftsfunktion är inlagd i programmet. Sidan som skall skrivas ut visas för förhandsgranskning och är en förkortad sammanfattning av innehållet i formuläret.

Förstora bilderna genom att klicka på dem

Presentationsbild bildbas

Presentationsbild dokumentbas

En sökfunktion är inlagd, vilken kan startas från varje formulär. Man får fylla i ett eller flera sökord och om något av sökorden finns i databasen får man en valbar lista.

För att garantera säkerheten gäller samma regler som för allt annat digitalt arbete genom att man regelbundet säkerhetskopierar på externa hårddiskar eller annat digitalt lagringsmedium.

Snöstorps Hembygdsförening har arbetat med digital arkivering under flera år och har under tiden gjort många erfarenheter. Dessa har lett till omfattande förbättringar och förenklingar av program och arbetsrutiner. Idag är arbetet så enkelt att vem som helst med lite datorvana klarar det.

Fördelarna med ett digitalt arkiv är enkelheten och snabbheten att till exempel finna en bild eller ett föremål och få samtliga uppgifter om dessa med eventuella kompletteringar.

Kontakta styrelsen om du vill veta mer om den digitala arkiveringen.